哈尔滨工业大学(威海)教职工因公出国手续办理流程

发布时间:2019-04-22浏览次数:138

重要提示:

1.  点击下载填写教职工出国(境)人员管理申请表.doc,与下面<因公出国()管理系统>打印出的《教师公派出国()申请表》一并到所在院()级党委(党总支)签字盖章。《教职工出国()人员管理申请表》院(系)级党委(党总支)存档,《教师公派出国()申请表》在威海校区完成签字盖章。

2.  为保证申请人顺利办理手续,请至少提前 1个半月提出申请(赴俄罗斯、美国请至少提前 3个月申请)。

3.  出国(出境)三个月(含)以上者,请到人力资源处办理相关手续。

 

 

第一步   提交申请材料(每次出国均需提交申请材料,用于办理校内审批)


1.      详细填写《哈尔滨工业大学教师(研究生/本科生)公派出国(境)申请表(此表仅适用于因公出国(出境)时间不超过90天的教职工,完成各部门审批意见并加盖公章后交国际处);具体办法如下:

a. 登陆国际合作处网站  因公出国(境)管理系统(点击进入)

b. 使用身份证号进行注册,如果您在系统中曾经注册过,请使用您的身份证号和密码(默认123456)进行登陆

c. 完善个人信息,建立出访团组,打印生成的因公出国(境)申请表,并到相关部门签字盖章。

  注:

·如多人组团出国,则每人都需要在系统中注册并填写完整个人信息,并由团长建立团组。单人出国则本人即为团长,也需要建立团组;

·出生地:与户口信息保持一致。一经报送,不得更改;

·出访路线:填写从北京起至、转机、途经和访问的全部城市(例:北京—法兰克福转机—罗马—法兰克福—北京)。申请时需落实好出访路线,申报出访路线须与实际出发路线完全一致,不得更改;

·教工因公出访,由所在单位领导审核;

·副校长出访由校长审批;党委副书记、纪委书记、工会主席出访由党委书记审批;校长出访由党委书记审批;党委书记出访由校长审批;

·申报前请计划好行程,并做好材料准备和填写工作;材料一经校领导签批,不得做任何更改。

 

2、邀请信复印件一式两份;

(1) 邀请信及中文翻译复印件各 2 份;

(2) 每个境外拟访问单位均须提供邀请信;

(3) 邀请信需明确:

·出访人姓名、出访时间、出访地点、出访事由、工作内容和目的;费用来源。由邀请方资助的,需明确资助范围及具体内容;

·外方全额资助境外费用的,须落实邀请方是否承担境外意外、医疗保险费用;

·邀请信需打印在邀请单位信函纸上,并由邀请人亲笔签名;

·邀请信必须从访问目的国本土发出,驻华办事处或驻华分支机构发出的无效。

·可先用邮件发来的邀请信扫描件办理审批手续。原件随后邮寄,用于申请签证。

 

3、出访日程表一式二份

(1) A4纸单独打印。要求详细到每一天的安排,包括抵离北京的日期;出访日程撰写请参考下列模板文件:

教工出国合作研究日程模板.doc

教工出国日程模板(其他类型)》.doc

(2) 日程表开头与结尾务必分别写清楚抵离日期和地点。写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);

(3) 日程中的工作内容要具体,着重体现学术内容;

(4) 交流考察团组出访时限要求(含抵离北京日期):出访一个国家不超过5天,出访两个国家不超过8天,出访三个国家不超过10天;一次出访不得多于3个国家;

(5) 出访欧洲与北美路线:通常抵达时间一天,返回时间两天。若因航班原因抵达路程需两天者,则要求在日程表中写明航班信息(包括航班号和抵离时间)。

 

460 周岁以上申请者,需出具市级以上医院的健康证明、学院《健康证明》及家属同意函。

 

第二步   办理护照(如有,略过此步)

        

办理因公护照(约需10个工作日)

1. 申请人提交以下材料:

a. 身份证正面扫描件(JPEG格式1:1扫描)电子版户口本本人页扫描件(“民族”、“出生地”信息清晰,JPEG格式1:1扫描)

b. 检测合格的数字照片编码回执(照相时要提醒照相馆是因公护照的照片)

照相地点:

① 哈尔滨南岗区春天摄影美术工作室(电话预约,上门服务

地址:哈尔滨南岗区黄河路73号工大二区5公寓132室,电话:15804623965

② 哈尔滨市宏德出国证照服务中心(周一至周六全天,周日上午9:00-11:30

地址:哈尔滨香坊区菅草街59号,香坊区民生大厦,香坊区出入境大厅旁(锅炉厂对面,锅炉头道街往里走600米)13069862738

③ 便民照相服务(红军街奥维斯商场正后侧,周一至周五全天,周六、周日上午9:00-12:00,下午13:00-17:00

地址:哈尔滨南岗区国民街19-187585696

2. 办理护照的老师本人带身份证到校本部师生服务大厅34号窗口提交材料、录取指纹信息并签名。(如有未完全过期的护照[回国日起有效期不足6个月],请一并交到校本部师生服务大厅34号窗口)

 

第三步  准备签证材料

 

1. 各国家签证材料,具体请咨询威海校区刘新宽,或者校本部国际合作部外事处负责人员,使馆的要求会经常更新

联系人

刘新宽

杨成(欧洲、非洲、南美)

王茜蒙(日韩、港澳、俄罗斯、亚洲及东欧)

李阳(美洲、大洋洲、台湾地区)

电话

5687517

0451-86210630

0451-86210636

0451-86210635

邮箱

liuxinkuan@hitwh.edu.cn

chengyang@hit.edu.cn

wxm0506@hit.edu.cn

lyouch@hit.edu.cn

:刘新宽建了QQ(群号:468415815)方便交流出国()手续办理,请老师加进来。

 

2. 国际合作处通知申请人领取签证

 

第四步  出国执行任务

 

出境前请仔细阅读: 出国(境)提醒-新版.pdf

 

第五步  归还护照、提交总结(回国7日内)

 

1、公务普通护照(或港澳台通行证)归国(入境)之日起七天交还威海校区国际合作处保管;公务护照经校本部送工信部保管;

注:请务必自行留存护照(通行证)照片页、签证(签注)页和出入境记录页复印件或扫描件,以便以后办理出访使用。

 

2、在因公出国(境)管理系统提交总结,并告知威海校区国际合作处,到国际合作处领取“哈尔滨工业大学办理出国境手续证明,此证明用于财务处报销。

 

第六步  报销

 

按财务处和有关规定,去财务处报销。