哈尔滨工业大学(威海)学生出国(境)手续办理流程

发布时间:2019-04-24浏览次数:10

重要提示:

1. 下载填写学生出国(境)人员管理申请表.doc》,与下面<因公出国()管理系统>打印出的《学生公派出国()申请表》一并到院()级党委(党总支)签字盖章。《学生出国(境)人员管理申请表》院(系)级党委(党总支)存档,《学生公派出国()申请表》在威海校区完成签字盖章。

2. 国家规定,学生出国(境)一律持因私证件。

3. 学校派出赴台交流学生的手续办理方法另行通知。

 

第一步   提交申请材料(每次出国均需提交申请材料,用于办理校内审批)

 

1.      详细填写《哈尔滨工业大学研究生/本科生公派出国(境)申请表(此表仅适用于因公出国(出境)时间不超过90天的学生,完成各部门审批意见并加盖公章后交威海校区国际合作处处);具体办法如下:

a. 登陆国际合作处网站  因公出国(境)管理系统

b. 使用身份证号进行注册,如果您在系统中曾经注册过,请使用您的身份证号和密码(默认123456)进行登陆

c. 完善个人信息,建立出访团组,打印生成的因公出国(境)申请表,并到相关部门签字盖章。

       注:

·如多人组团出国,则每人都需要在系统中注册并填写完整个人信息,并由团长建立团组。单人出国则本人即为团长,也需要建立团组;

·出生地:与户口信息保持一致。一经报送,不得更改;

·出访路线:填写从北京起至、转机、途经和访问的全部城市(例:北京—法兰克福转机—罗马—法兰克福—北京)。申请时需落实好出访路线,申报出访路线须与实际出发路线完全一致,不得更改;

 

2、邀请信复印件及中文翻译件;

(1) 每个境外拟访问单位均须提供邀请信;

(2) 邀请信需明确:

·出访人姓名、出访时间、出访地点、出访事由、工作内容和目的;费用来源。由邀请方资助的,需明确资助范围及具体内容;

·外方全额资助境外费用的,须落实邀请方是否承担境外意外、医疗保险费用;

·邀请信需打印在邀请单位信函纸上,并由邀请人亲笔签名;

·邀请信必须从访问目的国本土发出,驻华办事处或驻华分支机构发出的无效。

·可先用邮件发来的邀请信扫描件办理审批手续。原件随后邮寄,用于申请签证。

 

3、出访日程表

(1) A4纸单独打印。要求详细到每一天的安排,包括抵离北京的日期;出访日程撰写请参考下列模板文件:

教工出国合作研究日程模板.doc

教工出国日程模板(其他类型).doc

(2) 日程表开头与结尾务必分别写清楚抵离日期和地点。写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);

(3) 日程中的工作内容要具体,着重体现学术内容;

(4) 出访欧洲与北美路线:通常抵达时间一天,返回时间两天。若因航班原因抵达路程需两天者,则要求在日程表中写明航班信息(包括航班号和抵离时间)。

 

第二步      办理护照和签证

        

学生持因私护照执行任务,根据外国驻华使领馆要求自行办理签证

 

第三步  出国执行任务

 

出境前请仔细阅读:《出国(境)人员行前必读.jpg

 

第四步  提交总结(回国7日内),及报销

 

在因公出国(境)管理系统提交总结,并告知威海校区国际合作处,到国际合作处领取“哈尔滨工业大学办理出国境手续证明,此证明用于财务处报销。按财务处和有关规定,办理报销。