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哈工大关于举办国际会议的管理办法
[发布员:admin 录入时间:2017-01-10 浏览量:45]

一、项目申报

1、我校各单位在哈尔滨主办或承办实际与会外宾人数在20人以上的高层次、高水平的国际性学术会议。

2、各院系及相关部处按年度向国际合作处提出申请。每年度办理两次,第一次受理时间为41日至430日,第二次受理时间为101日至1031日,至少在会议召开前6个月提交申请(按国家相关文件要求,我校部分会议召开需经工信部审批),已经召开的会议不接受补报。遇有特殊情况另行申请。

3、申请单位应在国际合作处网站填写《哈尔滨工业大学承办国际会议项目申请表》(以下简称《申请表》)和《举办国际会议申请卡》。经院系负责人签署意见,单位盖章后将上述材料报国际合作处。

 

三、项目执行

1、专项基金的开支范围仅限于符合相关文件要求的大会特邀报告者、国际著名学者等的差旅费、会议资料费、论文印刷费、会场费、专家生活费等。

2、专项基金必须专款专用,实报实销。专项基金所资助的国际会议论文集应注明哈尔滨工业大学“国际会议专项基金”资助。主办/承办单位在会议结束一个月内将会议决算、会议论文集和会议总结报国际合作处,国际合作处将对资金使用情况进行验收。

3、学校鼓励会议主办/承办单位采用现代会务模式,会议形式应务实从简,杜绝浪费,提高主办/承办能力和质量。

 

四、本办法自20155月起执行(以项目具体执行时间为准),具体由国际合作处负责解释。

 

项目联系人:刘铭辉 电话:86402516