1. 此说明根据校本部文件整理，仅供威海校区教职工办理因公临时出国（境）手续参阅，如有变动以校区通知为准。

2. 因公临时出国（境）是指因工作或学习需要，以哈工大教职工身份使用国家、单位、个人或邀请方经费赴国（境）外参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等相关公务活动；因公出国（境）管理包括出国任务、人员，因公护照申办及港澳台地区通过因公途径申办签证及签注等。

3. 因私出国（境）仅限于以个人身份旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等，并需遵守学校人事部门有关考勤、考核的规定。

4. 校本部国际合作部出入境事务办公室主要负责管理学校师生因公派出政策、任务审批等因公出国（境）相关事务，并向教职工提供办理因公证照、签证、签注等手续的服务。

5. 校区国际合作处负责校区因公出国（境）相关事务，联系校本部出入境事务办公室。校区联系人：刘新宽5687517

第一步：准备出访材料

因公临时出国（境）人员须凭有效邀请材料申请出访，有效的邀请材料有：

1. 邀请函

邀请函应发自前往国家（地区），有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上，邀请人身份应基本对等，邀请函若非中文需提供翻译件。

2. 有关部门的正式公函

外单位征求我校意见邀请派员随团出访的，国际合作部出入境事务办公室回复组团方“征求意见函”确认随团人员后，随团人员提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件。

3. 其它材料

如有学校临时决定的重大活动等因公临时出国（境）任务，可在启动申报流程的同时办理邀请材料。

重要提示：

1. 为保证申请人顺利办理手续，请至少提前1个半月提交申请（赴俄罗斯、美国请至少提前3个月申请）。

2. 因公赴香港地区停留期限不超过5天、澳门地区不超过4天、港澳两地不超过8天

3. 出国（境）三个月（含）以上者，请到人事处办理相关手续。

4. 涉密人员需办理保密手续。

5. 校区副校级及以上领导还需登录校园门户，线上提交哈尔滨工业大学正副处级因公出国（境）申请并审批，登录地址：

http://i.hit.edu.cn/index#/app/service/detail?id=bddf3e37a1184ad8af9c447162559bbb

第二步：提交申请

登录校区“校园门户”，在“服务中心”中填写《哈尔滨工业大学教职工出国（境）人员管理申请审批》、《哈尔滨工业大学教职工出国（境）申请审批》服务流程。

重要提示：

1. 涉密人员需线下办理保密手续。

2. 60周岁（含）以上出访人员需提交体检证明复印件，单位承诺函及家属承诺函。离退休人员原则上不允许执行因公出访任务。

3. 上述材料可能因出访人情况不同略有差异。

4. 严禁不履行因公出国（境）任务报批手续，擅自出国执行公务活动。

5. 请提前查询航班等信息，确定出访时间和途径城市。未经批准，不得擅自延长境外时间、变更路线。

第三步：校内审批及政审

1. 校区国际合作处将申请材料转交国际合作部出入境事务办公室，进入审批流程。

2. 国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》（以下简称：批件）或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》（以下简称：确认件），副校长级以上领导由工信部出具。并完成因公出访事前公示。

3. 国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国及赴港澳人员审查批件》、《因公出国 (境) 人员备案表》（以下简称：政审）

第四步：办理出国因公护照和签证或港澳因公通行证和签注。

4-1 出国因公护照和签证

1. 如需办理因公护照，请申请人提交以下材料：

a. 居民身份证头像页扫描件（JPEG格式1:1扫描）和户口本本人页扫描件（“民族”、“出生地”信息清晰，JPEG格式1:1扫描）。如户口为集体户口只需扫描上半页。

b. 检测合格的数字照片编码回执

实体店：威海市三色摄影山大店（照相时要提醒照相馆是因公护照的照片），威海市文化西路75号-8 ，电话13706318056

或微信小程序等。

2. 本人带身份证原件到主楼221室录取指纹并签名。

3. 因公护照办理完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员以邮件形式将护照首页扫描件发送给申请人，申请人核对因公护照上的姓名、性别、出生地、出生年月日等信息，如发现有误，请及时联系国际合作部出入境事务办公室。

签证（自收到完整的材料起约20个工作日，美国需3个月以上。）

1. 提交材料

(1)半年以上有效期的公务普通护照，（注意：护照有效期按照任务执行完成，回国入境之日算起。）

(2)批件复印件2份（国际合作部出入境事务办公室提供）

(3)目的国签证所需材料

注：1. 根据需要填写各国签证申请表“入境天数”与批件批准天数保持一致

2. 签证表中所填一切出国记录应属因公出访

3. 照片须为近六个月白底免冠彩照，如果办理签证所用的因公护照非近六个月内新办，办理签证所用照片须与护照信息页照片明显不同，若为近六个月内新办护照，办理签证所用照片可以与护照信息页照片相同。

2. 签证申请

  签证材料报送工业和信息化部，经外交部转送目的国驻华大使馆申请签证。

3. 出国（境）前应购买紧急救援险等境外保险（由国际合作部出入境办公室统一购买）

注：持因公护照预约面谈、办理签证等手续均须通过我校国际合作部出入境事务办公室办理，严禁私自持用因公护照预约面谈、前往使领馆或通过其它渠道办理签证。

特别提醒：

1. 若您此次出访国家为免签国家，需要办理“出境证明”，在出境时交验，须和公务普通护照一同随身携带，否则将无法出境

2. 若您此次出访国家为澳洲、新西兰，除办理电子签证外，还需办理“出境证明”，在出境时交验，须和公务普通护照一同随身携带，否则将无法出境

3. 持因公护照预约面谈、办理签证等手续均须通过我校国际合作部出入境事务办公室办理，严禁私自持用因公护照预约面谈、前往使领馆或通过其它渠道办理签证

4. 持有美国十年有效B1/B2或B2（访问者）签证的公民，必须自行完成EVUS登记，以便获得许可进入美国。登陆官方网站：https://www.evus.gov/evus

5. 签证申请表中的出入到访目的国境日期、酒店订单住宿日期、机票订单日期皆需与实际行程相符，保险单中的“保险期间”需包含完整行程且前后至少各多加一天，请注意时差。以出访意大利为例：

实际行程：北京时间5月1日出中国境（航班出发），意大利时间5月1日入意大利境（航班到达），意大利时间5月5日出意大利境（航班出发），北京时间5月6日入中国境（航班到达）

签证表：入意大利境时间填5月1日，出意大利境时间填5月5日

酒店订单中的住宿日期：5月1日至5月5日

保险期间：需包括5月1日至5月6日

4-2 因公港澳通行证和签注（合作研究类可持因私证照执行公务）

1. 如需办理因公港澳通行证，请申请人提交以下电子版材料：

（1）“因公往来港澳通行证数字照片编码”回执（照相时要提醒照相馆是办理

因公赴港澳。可到三色摄影山大店拍照，电话13706318056）

（2）身份证正反面扫描件（png/jpg/jpeg格式，请直接剪裁成身份证样式大小，

不留白边），正反面分成两个图片保存

（3）“邀请单位、邀请单位地址、邀请人姓名及电话”编辑成word文档

2. 本人带身份证原件到主楼232室录取指纹并签名。

3. 办理因公通行证及签注

国际合作部出入境事务办公室将材料报送至工业和信息化部，工业和信息化部审批合格后递送港澳办办理因公通行证及签证

4. 出境前应购买紧急救援险等境外保险（由国际合作部出入境办公室统一购买）

第五步：证件领取

1. 签证或签注完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员将把领取单发给校区国际合作处或申请人。

2. 申请人或代取人需携带身份证（如张三代李四领取签证，张三需携带张三自己的身份证前往领取即可）、签证费用（现金）及校方开具的填写完整的签证领取单到工信部国际司外事服务中心领取。

地址：工业和信息化部综合办公楼C125室（西长安街13号，西单图书大厦、民航大厦东边工业和信息化部大院内），到部传达室打电话

联系人：胡老师

电话： 010-68206098

注：领取人需核对证件信息，包括但不限于姓名、性别、出生地、出生年月日、有效期、停留期、出入境次数等，如发现有误，请及时联系工信部工作人员。费用发票的名称应为：哈尔滨工业大学（威海），税号：12371000F50330103Q

第六步：出国（境）执行任务

出境前请仔细阅读：出国（境）特别提醒和出国（境）人员行前必读。

第七步：出访总结

任务完成后，申请人于1周内将出访总结（500字以上）和出国（境）人员回访记录表交到国际合作处。

第八步：归还证照及财务报销

1. 自入境之日起七天内将因公证照交还国际合作处。

2. 国际合作部出入境事务办公室出具“哈尔滨工业大学办理出国（境）手续证明”，财务处报销用。

注：请务必自行留存护照（通行证）照片页、签证（签注）页和出入境记录页复印件或扫描件，便于日后办理出访使用。